Maio é um mês de atenção redobrada para notários e registradores. Além da entrega da Declaração de Ajuste Anual do Imposto de Renda Pessoa Física, também é necessário realizar o recolhimento do Carnê-Leão referente aos rendimentos recebidos em abril. Como as duas obrigações utilizam informações financeiras da serventia, qualquer falha de escrituração, atraso ou divergência pode gerar inconsistências, multas e retrabalho.
Com o prazo se aproximando, revisar informações financeiras e conferir lançamentos do Livro Caixa se torna indispensável para evitar problemas futuros com a Receita Federal.
A dualidade de maio: ajuste anual e obrigação mensal
Até o último dia útil de maio, o titular do cartório precisa cumprir duas obrigações diferentes: transmitir a DIRPF 2026, referente ao ano-calendário de 2025, e efetuar o pagamento do Carnê-Leão relativo aos rendimentos recebidos em abril.
Embora estejam ligados à mesma atividade, cada procedimento possui uma finalidade específica. O Carnê-Leão realiza a apuração mensal do imposto devido pela pessoa física, enquanto a declaração anual reúne todas as receitas, despesas e recolhimentos realizados ao longo do exercício para cálculo do ajuste final.
Nesse processo, o Livro Caixa possui papel fundamental. É nele que devem ser registradas as despesas necessárias para a manutenção da atividade, como salários, encargos trabalhistas, aluguel, sistemas, energia elétrica, despesas administrativas e demais custos operacionais da serventia.
Quando essas informações não são lançadas corretamente, os reflexos aparecem tanto na apuração mensal quanto na declaração anual.
O descumprimento dessas obrigações também pode gerar penalidades relevantes. A falta de recolhimento do Carnê-Leão dentro do prazo pode resultar em multa isolada de 50% sobre o valor do imposto devido. Já o pagamento em atraso do DARF código 0190 sofre incidência de multa diária de 0,33%, limitada a 20%, além de juros calculados pela taxa Selic.
O risco da retificação de última hora
Muitos profissionais deixam ajustes e conferências para os últimos dias, acreditando que eventuais erros podem ser corrigidos depois sem maiores impactos. Porém, existe uma limitação importante que costuma passar despercebida.
Apesar de a Receita Federal permitir a retificação da DIRPF após o prazo de entrega, não é possível alterar o modelo de tributação escolhido depois do encerramento da declaração. Isso significa que o contribuinte não poderá trocar o modelo completo pelo simplificado, ou vice-versa, após 31 de maio.
Essa escolha pode impactar diretamente o valor final do imposto.
No modelo completo, as despesas dedutíveis lançadas no Livro Caixa reduzem a base tributável. Já no modelo simplificado, aplica-se um desconto padrão que substitui essas deduções. Dependendo da movimentação financeira da serventia, a escolha inadequada pode gerar pagamento maior de imposto.
Por isso, deixar a transmissão para a última hora aumenta o risco de erros de análise e inconsistências nos dados enviados.
Apoio técnico: o novo Manual de Orientação Tributária para Cartórios
Diante da complexidade tributária da atividade notarial e registral, contar com materiais de apoio pode facilitar a conferência das informações nesta reta final.
O novo Manual de Orientação Tributária para Cartórios auxilia na correta escrituração das despesas dedutíveis, esclarece dúvidas relacionadas ao Livro Caixa e ajuda na validação das informações utilizadas tanto no Carnê-Leão quanto na DIRPF.
Salários, encargos, despesas administrativas e demais custos indispensáveis à atividade precisam estar devidamente registrados e documentados para evitar inconsistências futuras.
Tecnologia como aliada na conferência das informações
Além da revisão manual, utilizar ferramentas que auxiliem na organização tributária também reduz riscos e retrabalho.
No Acsiv, é possível gerar o arquivo de exportação para o Carnê-Leão, tanto mensal quanto anual, facilitando o envio das informações e a conferência dos dados utilizados na apuração.
No entanto, para que a exportação seja realizada corretamente, é indispensável que toda a movimentação financeira e as despesas da serventia tenham sido lançadas adequadamente no sistema ao longo do período.
Checklist de última hora
Com o prazo se aproximando, alguns pontos merecem revisão imediata:
• Conferir se toda a movimentação financeira de abril foi lançada corretamente no Acsiv.
• Validar se despesas como salários, encargos, aluguel, energia, sistemas e demais custos operacionais foram escriturados no Livro Caixa.
• Gerar o arquivo de exportação do Carnê-Leão e revisar possíveis inconsistências antes da transmissão.
• Conferir se o DARF código 0190 foi emitido corretamente.
• Revisar se os recolhimentos realizados ao longo do ano estão compatíveis com as informações da DIRPF.
• Avaliar qual modelo de tributação é mais vantajoso antes da transmissão da declaração.
• Conferir documentos e comprovantes das despesas deduzidas.
Organização tributária reduz riscos
Com os prazos se aproximando, revisar informações com antecedência reduz riscos de inconsistências e evita problemas futuros com a Receita Federal.
Quanto mais organizado estiver o Livro Caixa ao longo do ano, mais simples, segura e eficiente tende a ser a entrega das obrigações tributárias da serventia.
Escrito por: Isabella Flores