No século XVII, o poeta inglês John Donne escreveu que “Nenhum homem é uma ilha isolada…”. Naquele momento, Donne almejava unir a Europa sob um mesmo ponto: a comunicação. O ato de se expressar e ouvir ao próximo é o segredo para a prosperidade, segundo o escritor.
Alguns séculos no futuro, é possível constatar o mesmo problema em diferentes esferas: a falta de comunicação. Isso inclui os cartórios, afetados intensamente por isso. Assim, visando trazer luz para esse assunto, trouxemos algumas dicas de como melhorar nessa área tão importante.
Quando a comunicação falha?
Antes de conhecer a solução, é preciso conhecer o problema. Nesse sentido, a comunicação interna em um cartório pode ser afetada por diferentes questões e alguns problemas nascem já no processo seletivo.
A principal delas costuma ser o ruído entre gestão e o restante da equipe. Muitas vezes, conforme a quantidade de pessoas, setores e procedimentos se amplia, surgem “barreiras” e redundâncias.
É o famoso telefone sem fio: a informação surge em um local, passa por dezenas de outros, se modificando um pouco em cada etapa. Ao chegar em seu destino, grande parte já foi comprometida ou está simplesmente desatualizada.
Outro problema grave é a falta de entrosamento. Cartórios que não possuem uma boa relação entre diversos setores costumam sofrer com falta de comunicação.
Como solucionar tudo isso? Não há uma fórmula mágica, mas é possível sim aplicar algumas dicas e estratégias, conforme mostraremos logo abaixo.
Aplique a Comunicação Não Violenta
A Comunicação Não Violenta consiste em um método de interação desenvolvido pelo pesquisador Marshall Bertram Rosenberg e sua equipe. Originalmente, visava diminuir conflitos dentro do ensino infantil, mas se mostrou útil também entre adultos.
O grande objetivo da CNV é usar da empatia e eficácia para criar soluções em que os indivíduos formem parcerias em vez de embates. Indo além do reforço positivo, a técnica consiste em aprimorar a inteligência emocional em relações interpessoais.
Com isso, o pesquisador usou como base os seguintes pontos:
- Distinção entre observações e juízos de valor;
- Distinção entre sentimentos e opiniões;
- Distinção entre necessidades (ou valores universais) e estratégias;
- Distinção entre pedidos e exigências/ameaças.
Ou seja, despir todos os fatores que causam conflitos e manter somente informações essenciais. Claro, sendo uma estratégia bem profunda, apenas apresentamos o tema, ficando a recomendação para leitura do livro “Vivendo a comunicação não violenta: Como estabelecer conexões sinceras e resolver conflitos de forma pacífica e eficaz” do próprio Rosenberg.
Grandes empresas aplicam a técnica e seu cartório pode se tornar muito mais eficiente com ela.
Elimine os ruídos
Onde as informações ficam presas ou são “poluídas”? É preciso detectar esses “nós” no seu sistema de comunicação e dispersá-lo. Eles podem vir de diferentes formas, começando no pessoal, quando há uma falta de treinamento ou habilidade entre os membros do cartório, ou até por conta das ferramentas usadas.
Assim, além de preparar frequentemente seu staff com atualizações e materiais nesse sentido, também é preciso prover boas ferramentas. Um sistema interconectado, que permite uma troca fácil de informações entre todos os setores, é uma das soluções mais recomendadas.
Quantidade não é qualidade
Três reuniões por dia, cinco relatórios via e-mail, comunicados internos… Encher a agenda com procedimentos e outras estratégias desse tipo pode parecer uma boa forma de aprimorar a comunicação, mas é justamente o oposto. Inclusive, já falamos sobre isso ao listar os sete hábitos dos cartórios altamente eficazes.
Com tanta coisa, é fácil diluir dados importantes em um mar de informações irrelevantes. Por isso, é muito melhor concentrar os esforços em menos interações, mas com maior qualidade.
Desse modo, trabalhe com um cronograma enxuto, direto ao ponto e que não atrapalhe as atividades principais do cartório.
Conclusão
Esse tema pode render muito mais e é de suma importância para todo oficial de cartório. Por isso, recomendamos que continue sempre pesquisando e se atualizando com o que há de mais recente. Além disso, continue acompanhando nosso blog e entre em contato com nossa equipe em caso de dúvidas.