Um cartório pode ser impecável em sua produção, com uma taxa mínima de erros, agilidade na entrega e excelentes profissionais nos setores internos. Todavia, caso o atendimento deixe a desejar, com certeza ficará muito mais conhecido por essa característica.
Ainda, o tão almejado Prêmio Qualidade Total Anoreg, dentre os vários fatores de avaliação, inclui implicitamente certos aspectos do atendimento. Por conta disso, nesse texto iremos explorar dicas e estratégias para melhorar o contato com o público com economia e eficiência.
Por que sua serventia deve oferecer o melhor atendimento possível
Com certeza um dos órgãos mais importantes para o pleno funcionamento de um município são os cartórios. Já falamos nesse artigo sobre sua importância para a segurança jurídica e a alta demanda pelos seus serviços leva naturalmente um grande fluxo de clientes.
Todavia, principalmente para os cartórios de notas, é possível atrair ainda mais público através de um atendimento excelente. E o melhor: é possível aprimorar esse setor com técnicas que trazem maior economia e diminuem o gasto de tempo. Um dos fatores chaves nesse aspecto é a implementação de ferramentas tecnológicas. Como assim?
As ferramentas digitais no contato com os clientes
Já falamos bastante sobre como a tecnologia é vital para o funcionamento pleno do seu cartório. Assim, isso também se aplica ao setor de atendimento de diversas formas, mas vamos dar foco ao atendimento eletrônico.
Um setor que domina essa prática é o varejo. As grandes lojas de departamento da atualidade concentram a maior parte de suas rendas em vendas pela plataforma online, com o mínimo de contato humano. Pode parecer distante do cenário cartorário, mas é uma lógica que diversas serventias já tentam aplicar pelo Brasil.
Através de sites bem construídos e de fácil acesso, muitos cartórios já conseguem realizar várias etapas de procedimentos complexos através de plataformas virtuais. Por exemplo, já pensou qual o volume de clientes que seu cartório atende diariamente apenas para recolher documentos, tirar dúvidas ou informar sobre o andamento de seus pedidos?
Todos esses exemplos e diversas outras coisas podem ser feitas virtualmente. Assim, será possível aliviar a demanda sobre os seus colaboradores, diminuir os custos com o atendimento físico e ainda proporcionar mais celeridade no dia a dia.
Uma equipe bem treinada é vital
Outro aspecto de absoluta importância é preparar sua equipe para que possam oferecer o melhor atendimento possível. E isso envolve diferentes aspectos que se completam.
Primeiro, há a parte técnica. Mesmo que o setor de atendimento do seu cartório não atue na produção de documentação, é de suma importância que conheçam cada serviço oferecido pelo cartório e possam guiar o cliente através de sua necessidade real.
Segundo, há a parte humana. Ou seja, no contato com o cliente, uma abordagem agradável pode ser crucial na conquista daquela pessoa. É preciso ter empatia, respeito e solidariedade pelo indivíduo do outro lado da mesa. Muitos estão investindo economias, passando por situações de alto estresse ou em momentos de fragilidade. É comum que, ao atender centenas de pessoas por dia, perca-se a sensibilidade, o que deve ser evitado ao máximo.
Por fim, uma dica interessante para a otimização do atendimento é a criação de roteiros para diferentes cenários. Assim, o atendente consegue entregar todas as informações necessárias sem perder tempo pesquisando. O roteiro também pode incluir as principais dúvidas dos clientes e abordagens diferentes para cada situação.
Com técnicas desse tipo, é possível reduzir significativamente o tempo médio de atendimento, expor todas as informações necessárias e detectar mais facilmente as necessidades do público.
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