Muitos oficiais de cartórios sentem uma certa dificuldade para manter suas equipes atualizadas. Afinal, são diferentes áreas, assuntos e questões que precisam ser abordadas com frequência.
Além disso, é preciso ter cuidado para saber quando é necessário investir em algumas questões e quando é melhor poupar esforços. Assim, para ajudar com esse tema, elencamos algumas dicas úteis para o funcionamento do seu cartório.
Capacitação é o segredo de uma boa equipe
Antes de tudo, é preciso deixar claro o seguinte: independente dos serviços prestados pelo seu cartório, capacitação é algo extremamente necessário. Um cartório que busque a excelência deve refletir isso em cada colaborador, sem exceções.
Isso é importante por dois motivos:
- Maior eficiência nos procedimentos de rotina;
- Maior eficiência na solução de problemas, sejam eles simples ou complexos.
Ou seja, um cartório capacitado consegue se destacar tanto em tempos de prosperidade como em épocas de crise. Por exemplo, muitos cartórios conquistaram bons resultados por anos a fio até 2020. Entretanto, com a crise global, tiveram sérios problemas de se adequar às novas demandas.
Por outro lado, alguns cartórios que já estavam na vanguarda da tecnologia conseguiram adaptar seus serviços rapidamente, saindo com ainda mais força de um dos piores períodos da história contemporânea. Nesse tipo de situação é que se nota quão importante é ter uma equipe atualizada.
Desse modo, veja abaixo as quatro práticas que podem fazer diferença na capacitação do seu cartório.
Organização é a chave
Antes de tudo, é preciso ter uma estratégia bem elaborada de como sua equipe passará por aprimoramentos. Investir em cursos, graduações, treinamentos e mentorias sem planejamento é pouco produtivo e costuma resultar em recursos desperdiçados.
Primeiramente, deve ser feito um levantamento das áreas que mais precisam de capacitação e das áreas onde já há uma boa qualidade de trabalho. Em segundo lugar, é interessante elencar quais membros demandam uma abordagem específica, quais são destaques dentro da organização e quais não precisam de preparo, como funcionários em processo de desligamento, aposentadoria ou transição para outro setor.
Também é interessante colocar todo esse planejamento dentro das estratégias gerais do cartório, de modo que atenda melhor os interesses futuros e não só as necessidades atuais.
Investimentos cirúrgicos
Com conhecimento de quais áreas seu cartório demanda mais capacitação, será possível abordar especificamente onde é mais necessário. Como assim?
Em vez de investir em cursos generalistas ou treinamentos muito básicos, em que grande parte do conhecimento já está presente entre os colaboradores, pode ser mais proveitoso buscar treinamentos específicos.
Por exemplo, em vez de uma mentoria sobre Direito Civil, custear uma oficina sobre novos provimentos na área do seu cartório. Ou, em vez de um curso básico de informática, um treinamento voltado especificamente para a LGPD na esfera cartorária.
Cultive no presente para colher no futuro
Encontrar no mercado um candidato que se encaixe em todas as demandas do cartório pode ser extremamente trabalhoso ou até impossível. Afinal, é preciso um leque de experiências muito amplo, raro até mesmo entre os formados em Direito.
Nesse sentido, pode ser interessante investir em funcionários menos capacitados, mas com muito potencial. Algumas empresas de grande sucesso, como Google e Microsoft, fazem justamente isso: investem nos seus colaboradores mais destacados, moldando-os conforme as necessidades da organização.
Isso pode ser feito de diferentes formas. Em alguns casos, o cartório pode dar uma ajuda de custos com uma pós-graduação ou um treinamento específico. Em outros, pode ser interessante ter um plano de carreira que se inicie no estágio e vá até cargos de gerência.
Disponibilize ferramentas de aprendizado
Outra prática que pode dar ótimos resultados é disponibilizar recursos para que os próprios colaboradores se atualizem. Com a tecnologia, essa estratégia se tornou bem simples, já que várias soluções digitais existem com esse objetivo.
Bibliotecas digitais são exemplos disso. Basicamente, são bancos com materiais atualizados onde se compra ou se faz uma assinatura para ter acesso. Também há plataformas de cursos que usam uma lógica semelhante.
A maioria desses produtos possuem planos para empresas, com custos que se mostram razoáveis quando comparados com o que é oferecido.
Conclusão
Como outros artigos do nosso blog, o texto acima é muito mais uma provocação do que um guia com respostas “exatas”. Usando a discussão acima como base, seu cartório pode começar a trabalhar em uma boa estratégia de capacitação, focando sempre no futuro.
Dessa forma, continue acompanhando nossa página para mais informações e entre em contato em caso de dúvidas.