Veja sete práticas para implementar imediatamente no seu cartório!
Eficiência, do latim efficientia, tem dois significados principais: Capacidade de produzir um efeito ou atributo ou condição do que é produtivo; desempenho, produtividade, rendimento.
Assim, no mundo de hoje, o grande foco não está somente na eficiência pura e simples, mas na qualidade de apresentar algo realmente produtivo, com uso econômico de recursos e resultado máximo. Dessa forma, tal qualidade é de suma importância para os cartórios. Mas como alcançá-la?
Abaixo, trouxemos sete hábitos que vão maximizar os esforços do seu cartório em prol da máxima eficiência. Continue lendo!
1. Muitas reuniões não são sinônimo de qualidade
Logo de início, vamos trazer uma verdade que pode até ser incômoda: reunir sua equipe diversas vezes não é necessariamente uma forma de torná-la mais capacitada.
Assim, a grande questão é que muitas vezes se gasta mais tempo discutindo problemas e planejando soluções do que apropriadamente colocando em prática o que foi combinado.
Por isso, enxugue o cronograma da sua equipe e organize as reuniões apenas para quando for realmente necessário.
2. Metas e objetivos
Imagine dois barcos que saem de um porto no mesmo dia. O primeiro tem um destino fixo, rota programada e conhece o caminho que será percorrido. Já o segundo tem uma vaga ideia de onde irá aportar, mas sem nenhum planejamento. Qual terá mais sucesso em sua empreitada?
Da mesma forma, seu cartório deve planejar os passos para o futuro, instituindo metas de curto, médio e longo prazo, além de objetivos gerais a serem atingidos.
Por exemplo, pretende reformar sua sede? Mudar algum procedimento interno? Ampliar a equipe? Ponha tudo no “papel”, com previsões usando o histórico dos últimos meses.
Todavia, vale dizer que as metas e objetivos devem ser realistas e alcançáveis, mesmo que em um futuro distante.
3. Comunicação e conexão
Um cartório é um corpo, composto por órgãos com diferentes funções. Como assim?
Bom, cérebro, coração, pulmão, fígado… todos possuem suas funcionalidades, mas se um deles não cumprir com sua função, todo o restante será afetado.
De forma semelhante, todos os setores do seu cartório estão interconectados e seus serviços são o resultado da soma dos esforços deles. Por isso, é de suma importância que haja comunicação entre cada parte da equipe, de forma que os procedimentos fluam com harmonia do início ao fim.
4. Escute seu cliente
Isso mesmo! Falamos bastante sobre como aumentar a eficácia com medidas que envolvem a parte interna. Entretanto, não podemos esquecer de quem move todos os cartórios: os clientes.
Assim, implemente formas de comunicação entre os usuários e os serviços. Caixinhas de sugestões, pesquisas, formulários após a conclusão de um procedimento… métodos desse tipo ajudam a saber como é a percepção do seu cartório para o público, tanto para fortalecer os pontos positivos como para solucionar possíveis problemas.
5. Treinamento direcionado
Você já sabe que uma equipe bem treinada é uma das melhores qualidades que um cartório pode ter. Entretanto, assim como no caso das reuniões, os aprimoramentos devem ser direcionados a demandas reais.
Por exemplo, não seria muito proveitoso investir em cursos caríssimos de direito civil que só abordassem rapidamente o direito cartorário. Por isso, busque direcionar o treinamento da sua equipe, sempre focando em conhecimento que possa ser aplicado.
6. Terceirize o TI
Uma grande questão nos cartórios da atualidade é a informática. Afinal, a tecnologia está presente em todas as esferas e procedimentos, sendo preciso investir em recursos humanos, físicos e digitais.
Entretanto, há um caminho mais prático, econômico e vantajoso: a terceirização. Empresas especializadas no setor de cartórios podem prestar assistência total ao seu cartório, com equipes e serviços de ponta. Dessa maneira, seu cartório poderá focar no que mais importa, tendo que se preocupar menos com questões paralelas.
7. Automatização
A época em que cartórios eram sinônimo de burocracia, papéis e longos prazos já acabou. Agora, você pode utilizar diversas soluções tecnológicas para automatizar procedimentos, de forma que sua equipe poderá focar em questões mais complexas e não em funções mecânicas.
Assim, aplique a tecnologia a seu favor e coloque seu cartório na vanguarda.
Conclusão
Gostou do texto? Esse tópico é muito extenso e rende por si só todo um segmento de estudos. Por isso, caso queira saber mais, acompanhe nosso blog. Aproveite e já confira o nosso artigo sobre reforço positivo.
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