Descubra o que o PQTA 2022 avalia em um cartório e como atingir o selo máximo da premiação
Já comentamos em um artigo anterior sobre a importância do Prêmio de Qualidade Total da ANOREG. Assim, a certificação nasceu para “incentivar e disseminar o uso de modelos sistêmicos para gerenciamento dos processos e da gestão organizacional, por meio da sensibilização, capacitação e reconhecimento dos melhores desempenhos dos Serviços Notariais e Registrais do país.”
Dessa maneira, o prêmio reúne não um ou dois requisitos, mas 10 itens que demonstram o nível de qualidade de cada cartório. No texto abaixo, vamos explorar cada um deles, com resumos de o que é levado em conta durante a auditora. Continue lendo para saber mais!
Os critérios de avaliação
Antes de qualquer coisa, recomendamos que leia o mais recente regulamento do PQTA 2022, onde tudo que é comentado neste texto é mostrado com maior profundidade, sendo essa a fonte que utilizamos para todas as informações adiante.
Regulamentos, provimentos e leis considerados pelo PQTA 2022
A avaliação do PQTA leva em conta as seguintes normas:
- ABNT NBR 15906:2021 (Gestão Empresarial para Serviços Notariais e de Registro);
- ISO 9001:2015 (Gestão da Qualidade);
- ABNT NBR 9050:2015 (Acessibilidade a edificações, mobiliário, espaços e equipamentos urbanos);
- ISO 14001:2015 (Gestão Ambiental);
- ABNT ISO 45001:2018 (Gestão da Saúde e Segurança Ocupacional)
- NRs: 5, 7, 9, 18, 23 e 24;
- SA8000 (Responsabilidade Social);
- Provimento CGJ 23/2020 (Tratamento e proteção de dados pessoais pelos responsáveis pelas delegações dos serviços extrajudiciais);
- Lei 13.709/2108 (LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados);
- ISO 19600:2014 (Compliance);
- ISO 37001:2018 (Anti Suborno);
- ISO 22301:2012 (Continuidade do negócio).
Dessa maneira, notou como basicamente são um conjunto de normas e portarias que avaliam diferentes aspectos institucionais? Na iniciativa privada, as empresas de maior qualidade usam tais regulamentos como prova da excelência. Por isso, o PQTA toma um excelente caminho ao basear sua avaliação nesse promissor sistema.
Estratégia
Partindo para o primeiro item a ser avaliado, a estratégia reúne 6 aspectos da organização: missões e valores, planejamento estratégico embasado por indicadores de desempenho, manutenção de processos, objetivos estabelecidos, organização dos objetivos e revisão do planejamento.
Assim, o item utiliza indicadores objetivos para concluir se o seu cartório possui uma estratégia bem construída tanto para o funcionamento atual, quanto para o futuro a longo e médio prazo.
Gestão Operacional
A gestão operacional, em síntese, avalia se o seu cartório possui um funcionamento eficiente e fluido tanto para procedimentos internos como para o atendimento para o público.
Dessa forma, são 16 subitens, indo desde como as instruções de trabalho estão disponíveis para a equipe até a presença das certificações ABNT NBR 15906:2021 (ou a versão 2010) ou ISO 9001:2015.
Gestão de Pessoas
Já que a equipe é um dos componentes mais importantes de qualquer cartório, é totalmente válido que um dos itens analisados seja justamente a Gestão de Pessoas.
Assim, o Prêmio leva em consideração tanto a concessão de benefícios e reconhecimentos quanto a monitoração de desempenho e o treinamento constante.
Instalações
Um cartório é, antes de tudo, um prédio físico, a sede de um órgão extremamente necessário para o funcionamento da sociedade.
Por isso, a audição leva em conta toda a infraestrutura presente, certificações e condições do local, tanto para o público externo quanto para os colaboradores. Aliás, vale a pena ler nosso post sobre ergonomia, um dos conceitos considerados neste item.
Gestão de Segurança e saúde no trabalho
Em conjunto com a Gestão de Pessoas, este requisito possui duas sub-divisões que avaliam como o cartório lida com as algumas regulamentações e práticas em prol dos seus membros.
Gestão Socioambiental
Pensar no futuro também é refletir sobre as heranças para as futuras gerações. Por conta disso, o PQT 2022. A incluiu entre os padrões de qualidade a sustentabilidade do cartório, levando em consideração práticas ambientais, interação com a comunidade e inclusão desse tema no planejamento estratégico.
Gestão da Informatização e controle de dados
Aqui está um dos mais importantes aspectos dos cartórios modernos: a inclusão da tecnologia e a segurança de dados.
Ao lidar com tamanha quantidade de informações, procedimentos e pessoas, é preciso estar na vanguarda e adotar o que há de mais eficiente no meio tecnológico. Assim, tal item não podia ser considerado, tendo grande força na nota final do PQTA.
Basicamente, ele abrange desde a informatização dos procedimentos até a aplicação da LGPD, sendo um dos mais proveitosos para o bom funcionamento do cartório.
Inclusive, caso possua dúvidas nesse sentido, sinta-se à vontade para contatar nossa equipe.
Gestão da Inovação
Como permanecer estático em um mundo que se transforma diariamente? Dessa maneira, a ANOREG pontua os cartórios que inovam em seus serviços, organização e funcionamento.
Também é nesse item que a eficiência é avaliada, levando em conta o equilíbrio entre rapidez e qualidade.
Compliance
Compliance tornou-se um termo bem conhecido no meio da gestão empresarial, já que se refere ao cumprimento de normas e soluções de problemas.
Com os cartórios, o conceito é ainda mais importante, já que a responsabilidade jurídica é altissima. Por isso, o PQTA 2022 avalia se o cartório possui programas sólidos de compliance, código de conduta atualizado, procedimentos para solucionar problemas, canais de comunicação, entre outros aspectos.
Continuidade de negócio
Por fim, como seu cartório lida com o futuro? Há um planejamento para cenários negativos? Os objetivos levam em consideração um mercado em baixa?
Tudo isso é considerado no item final, Continuidade de negócio. Assim, é como se o ciclo de avaliação se fechasse ao analisar como seu cartório está preparado a longo prazo.
Conclusão
Percebeu que, apesar de complexo, o PQTA leva em consideração somente práticas vitais para o funcionamento de um bom cartório?
Confira também o nosso outro artigo O que é o PQTA 2022 e qual sua importância para os cartórios para aprofundar ainda mais o entendimento da premiação.
Além disso, recomendamos a leitura das fontes oficiais da ANOREG para conhecer mais sobre esse tão importante prêmio.