Descubra como ser mais produtivo e aumentar também a produtividade da sua equipe!
Produtividade. Palavra da vez em muitos debates sobre o mercado e sobre como tornar sua empresa mais lucrativa, este termo com certeza já chegou até você de alguma forma. Todavia, muitos administradores e colaboradores, apesar de terem noção do conceito, ainda possuem dúvidas de como aplicá-lo no ambiente de trabalho.
Produtividade, muito mais que uma palavra bonita
A produtividade não é um conceito que surgiu há pouco tempo. Na verdade, ela é debatida desde o início da revolução industrial. Na época, o grande foco do trabalho era entregar o máximo possível com o mínimo de recursos, mesmo que para isso fosse necessário explorar e esgotar a níveis sub-humanos a mão de obra.
Entretanto, com o avanço das análises mercadológicas, chegou-se a conclusão que os colaboradores se tornam muito mais produtivos em um ambiente saudável e com estímulos positivos para o seu trabalho. Além disso, algumas técnicas de foco e de otimização de processos demonstraram ótimos resultados ao diminuir significativamente a relação entre tempo de trabalho e a conclusão de projetos.
E o melhor é que o ambiente cartorário é perfeito para implementar muitas delas! Sendo uma área em que a força humana e a tecnologia se alinham para entregar os melhores resultados aos clientes, não será difícil implementar as técnicas abaixo.
1. Organize o fluxo de trabalho
A primeira dica pode até parecer óbvia, mas um cartório produtivo ao máximo é um cartório organizado ao máximo. Assim, é extremamente necessário ter um fluxo de trabalho bem elaborado, onde seja possível acompanhar cada passo do trabalho e detectar funis e barreiras.
Por exemplo, sem um fluxo de trabalho organizado, um documento pode facilmente se perder entre um setor ou outro. Ou, no caso de processos que passem por diversos colaboradores, uma pessoa pode ser responsável pelo aumento do tempo necessário para a finalização. Ao organizar o fluxo de trabalho, é possível encontrar essas barreiras e solucioná-las facilmente.
2. Use a tecnologia a seu favor
Outra coisa muito importante é utilizar as ferramentas digitais a favor do seu cartório. E não estamos falando apenas de questões como segurança da informação ou atendimento remoto. Na verdade, o uso de tecnologia pode ser aplicado principalmente no que falamos acima, ao organizar o fluxo de trabalho do seu cartório.
Com uma ferramenta adequada, você poderá facilitar bastante o acompanhamento de processos, a comunicação entre setores, entre outras coisas. Mas nada de exagerar! Usar vários programas diferentes e complexos podem acabar tendo o efeito contrário. Assim, o segredo está na simplicidade aliada com a otimização.
3. Crie ambientes de foco
A produtividade embarca todos os aspectos do trabalho, se estendendo também para a parte física. Dessa forma, a necessidade constante de atendimento ao público é presente em todo cartório, mas pode impactar diretamente na produtividade.
Por isso, é muito importante criar ambientes reservados para procedimentos que exigem um foco maior, sem interrupções constantes. Talvez, inicialmente, pareça complicado aplicar uma medida do tipo, mas a médio e a longo prazo isso resultará em um tempo menor e uma qualidade melhor mesmo com trabalhos complexos.
4. A produtividade é aliada da saúde mental
Lembra que falamos lá em cima sobre como o mercado de trabalho percebeu que esgotar colaboradores não é a solução? Assim, um ambiente de trabalho saudável é um ambiente de trabalho produtivo.
E isso também envolve desde a base até a liderança. Portanto, analise como seu cartório é encarado pelos próprios colaboradores e até mesmo por você. Sempre que possível, procure incluir todos em decisões que acarretem grandes mudanças. Uma pesquisa feita pela Gallup, empresa americana especializada em consultoria para grandes organizações, mostrou que funcionários incluídos na elaboração de estratégias são 17% mais produtivos. Também são mais propensos a permanecer no emprego.
Promova momentos de integração da equipe, como rodas de conversa e momentos de descontração. Também é super importante receber feedbacks, passando uma ideia de acolhimento e segurança ao escutar os colaboradores.
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