Saiba como o Provimento n°74 foi um ponto de virada para o avanço tecnológico dos cartórios e como sua serventia deve se adequar aos seus requisitos.
Visando o avanço tecnológico, a segurança digital e a informatização de processos, o Poder Judiciário tem tomado diversas medidas de incentivo para mudanças nesse sentido. Uma das mais impactantes para o setor cartorário foi justamente o Provimento n°74, publicado pelo CNJ em 31 de julho de 2018.
Claramente um sinal de que a modernização dos cartórios é uma necessidade e não mais uma opção, a legislação traz os “padrões mínimos de tecnologia da informação para a segurança, integridade e disponibilidade de dados para a continuidade da atividade pelos serviços notariais e de registro do Brasil”, segundo seu próprio artigo 1°.
O que é o Provimento n°74 ?
O Provimento n°74 não é uma norma isolada na temática tecnológica. Na verdade, é possível visualizá-lo como um reflexo de um movimento maior, em que diversas esferas do Direito internacional e nacional viram uma necessidade crescente de legislações que protegessem os dados e informações dos indivíduos, principalmente no meio digital.
Assim, o CNJ acabou por reunir alguns critérios técnicos básicos, dando uma série de diretrizes acerca de como os cartórios de notas e registro devem:
- Armazenar os dados de seus clientes.
- Manter a constante operabilidade de seus serviços.
- Assegurar cópias do seu banco de dados em diferentes meios.
- Delegar níveis de acesso para diferentes colaboradores, além de assegurar formas de autenticação confiáveis.
- Criar planos de contingência e reparação em caso de incidentes.
Como seu cartório pode se adequar ao Provimento n°74?
Colocado tal contexto, talvez pareça complicado modificar todo o funcionamento e adaptar cada ato às regras propostas pelo regimento. Todavia, isso não é uma realidade. Através de empresas especializadas, qualquer cartório pode se informatizar, adotando tecnologias modernas, eficientes e fáceis de usar.
Além disso, o Provimento n°74 faz uma interessante distinção: Ao invés de impor os mesmos rigores para todas as serventias, ele as divide em 3 classes diferentes. A primeira classe se refere a maioria dos cartórios, na faixa de arrecadações abaixo dos R$ 100 mil por semestre. Em seguida, estipula regras mais severas para os cartórios que arrecadam entre R$ 100 e R$ 500 mil a cada seis meses. Na classificação final, estão os cartórios com arrecadação acima dos R$ 500 mil semestrais. Por conta do alto impacto econômico que essa faixa gera em suas comarcas, exige-se ainda mais rigor.
Vale pontuar que, apesar da diferenciação, as medidas mais importantes são válidas para todas as três classes. Tais medidas são:
- Possuir uma política de segurança da informação robusta, que aborde os três pilares dessa área: confidencialidade, disponibilidade e integridade, além da tão importante autenticidade. Tal política também deve prever e estipular medidas no caso de incidentes nocivos ao funcionamento do cartório.
- Utilizar de procedimentos seguros e íntegros para absolutamente todos os livros e atos . O arquivamento deve gozar de redundância. Ou seja: Cópias de segurança devem ser feitas, com frequência diária e seguindo alguns parâmetros específicos.
- Todos os cartórios devem possuir funcionários tecnicamente capacitados para a operação dos sistemas de segurança ou utilizar de serviços de empresas terceirizadas.
Provimento 74 na prática
Notou quão importante a segurança digital é para a esfera cartorária? Ainda que a norma citada traga regras claras, tais medidas demandam investimento de tempo, recursos financeiros e mão de obra especializada. Reunir tantas soluções diferentes e manter todo um sistema complexo funcionando de forma eficiente é algo extremamente complicado para notários e registrados fazerem por conta própria.
Por isso, a ACSIV trouxe a ferramenta de gestão perfeita para sua serventia. Reunindo diversas tecnologias de ponta, processos que abrangem cada ato do seu cartório e experiências muito positivas nos mais de 20 anos de mercado, faremos a digitalização do seu cartório deixar de ser um problema para ser a solução.
Através da nossa parceria, cada exigência do Provimento n°74 será cumprida pelo seu cartório, com um sistema que realiza desde backups automáticos na frequência exigida pelo CNJ até trilhas de auditoria, cobrindo todo o ciclo de trabalho.