A sensação gostosa de fim de ano e expectativa de recomeço nos faz naturalmente pensar em novos projetos e sonhos. Diante disso, surge a necessidade de um planejamento estratégico para encarar o ano novo de forma mais eficiente. Nesse contexto, a ferramenta 5W2H se apresenta como uma metodologia prática e eficiente para estruturar ações, definir responsabilidades e otimizar processos. Considerada como uma ferramenta da gestão da qualidade, o 5W2H é um checklist de validação do plano de ação de um projeto. Tal ferramenta, por meio de perguntas, como “o que”, “porque”, “onde”, “quem”, “quando”, “como” e “quanto” nos auxilia no gerenciamento de projetos e ações. Não seria diferente no contexto dos cartórios; essa metodologia traz uma série de vantagens como clareza, organização e eficiência nas rotinas administrativas e operacionais. Separamos abaixo, alguns conceitos básicos e exemplos de aplicação que irão colaborar no planejamento estratégico desse novo ano:
O primeiro ponto é entender o significado de cada pergunta da ferramenta. Abaixo segue a descrição das 7 perguntas fundamentais e em seguida exemplos de aplicações:
- What? (O quê?): Qual é o objetivo ou a ação a ser realizada?
- Why? (Por quê?): Por que essa ação é importante ou necessária?
- Who? (Quem?): Quem será o responsável por realizar a ação?
- When? (Quando?): Quando a ação deve ser iniciada e finalizada?
- Where? (Onde?): Onde a ação será realizada?
- How? (Como?): Como a ação será implementada?
- How much? (Quanto?): Quanto será necessário investir (recursos financeiros, tempo ou pessoal)?
Exemplo de aplicações práticas:
1. Capacitação da Equipe sobre LGPD:
- O quê? Treinamento em LGPD aplicado aos processos cartoriais.
- Por quê? Garantir conformidade legal e proteger dados dos clientes.
- Quem? RH, com apoio de especialistas ou consultoria jurídica.
- Quando? De forma contínua, final de cada mês ou quinzenal.
- Onde? Sala de reuniões ou formato online.
- Como? Palestras de especialistas ou uso de plataformas de ensino à distância.
- Quanto? Definir orçamento conforme prioridades e áreas críticas.
2. Revisão do Orçamento Anual:
- O quê? Realizar um balanço financeiro do cartório.
- Por quê? Planejar investimentos e ajustar despesas.
- Quem? Gestor financeiro e contador.
- Quando? Última semana de dezembro.
- Onde? Escritório ou online.
- Como? Analisando receitas, despesas e projetando cenários futuros.
- Quanto? Sem custos adicionais, utilizando os dados já existentes.
3. Comunicação com os Clientes:
- O quê? Criar uma campanha de final de ano para engajar os clientes.
- Por quê? Estreitar o relacionamento e fidelizar o público.
- Quem? Setor de Marketing ou equipe responsável por redes sociais.
- Quando? Dezembro para planejamento; execução até a primeira quinzena de janeiro.
- Onde? Redes sociais, e-mails e no balcão de atendimento.
- Como? Envio de mensagens, dicas úteis sobre serviços e cartões de boas festas.
- Quanto? Baixo custo, utilizando ferramentas gratuitas na internet.
Ademais, podemos enfatizar também os benefícios adquiridos ao aplicar essa ferramenta, como exemplo a promoção de uma estrutura clara e prática para organizar ações, delegação de responsabilidades e otimização de processos. Além disso, a simplicidade de suas perguntas permite que equipes compreendam rapidamente suas funções, reduzindo erros e melhorando a comunicação interna.
Em resumo, o 5W2H é uma ferramenta versátil e essencial para quem busca começar o ano com organização e foco em resultados. Ao aplicá-la no dia a dia, é possível alinhar objetivos, otimizar recursos e estabelecer um planejamento sólido para encarar os desafios do próximo ano de forma estratégica e eficiente.
Escrito por: Lourença Maria