Delegar tarefas de forma eficaz é um dos maiores desafios enfrentados por gestores em qualquer área, e nos cartórios não é diferente. Muitos titulares, oficiais e substitutos acabam sobrecarregados porque sentem que precisam fazer tudo sozinhos para garantir que o serviço tenha a qualidade esperada. Porém, a delegação inteligente é essencial para aumentar a produtividade, desenvolver a equipe e garantir resultados excepcionais.
Abaixo, vamos explorar como delegar da maneira certa, maximizando o potencial do seu time e os resultados do seu cartório.
1. Identifique as Tarefas que Realmente Podem Ser Delegadas
Nem todas as tarefas são adequadas para delegação. A primeira etapa para delegar bem é avaliar suas próprias responsabilidades e identificar o que pode ser passado para outros. Priorize atividades rotineiras, operacionais ou administrativas, que não exigem diretamente sua expertise como titular ou oficial.
Exemplo prático:
Processos de triagem de documentos, conferência de registros e atendimento a demandas mais simples de clientes podem ser delegados a uma equipe qualificada, permitindo que você se concentre em questões estratégicas e mais complexas.
2. Escolha a Pessoa Certa para a Tarefa Certa
Nem todos os colaboradores são adequados para qualquer tipo de tarefa. O segredo está em entender as competências, habilidades e interesses de cada membro da sua equipe. Delegar a pessoa errada para a tarefa errada é uma receita para o fracasso.
Dica aplicável:
Se você tem um colaborador com perfil mais analítico, ele pode ser excelente para lidar com registros e conferências de dados. Por outro lado, alguém mais extrovertido pode se destacar no atendimento ao público. Fazer essa adequação torna o processo mais eficiente e aumenta a satisfação no trabalho.
3. Seja Claro e Preciso nas Instruções
Uma das maiores armadilhas na delegação é a falta de clareza. A equipe precisa entender exatamente o que deve ser feito, como e quando. Explique a importância da tarefa, os resultados esperados e os critérios de sucesso.
Exemplo prático:
Ao delegar a atualização de registros em um sistema eletrônico, explique não apenas o que precisa ser feito, mas também a lógica por trás dos procedimentos e como isso impacta no funcionamento geral do cartório.
4. Defina Prazos e Metas Claras
É fundamental que, ao delegar, você estabeleça prazos e metas específicas. Sem isso, as tarefas podem se arrastar ou ser entregues com qualidade abaixo do esperado. Entretanto, evite ser excessivamente rígido – ouça seus colaboradores e defina prazos que sejam realistas, incentivando uma boa execução.
Dica aplicável:
Ao delegar a tarefa de verificar a documentação para a lavratura de um ato, estabeleça que essa conferência deve ser feita até o final do expediente, permitindo que você tenha tempo para revisões antes da finalização.
5. Acompanhamento é Essencial
Delegar não significa simplesmente passar a tarefa e “desaparecer”. É essencial acompanhar o progresso sem se tornar microgestor. Tenha momentos de check-in para ver como as coisas estão andando, oferecer feedback e, se necessário, ajustar o curso.
Exemplo prático:
Se você delegou a elaboração de um relatório financeiro semanal, marque um check-in na metade do prazo para garantir que o colaborador está no caminho certo e para esclarecer possíveis dúvidas.
6. Dê Autonomia, Mas Fique Disponível
Um dos principais benefícios da delegação é que ela promove o crescimento e o desenvolvimento da equipe. Dê autonomia suficiente para que o colaborador execute a tarefa de maneira independente, mas deixe claro que você está disponível para orientações.
Dica aplicável:
Ao designar a responsabilidade pela gestão de certidões, permita que o colaborador organize o sistema de controle conforme o que ele julgar melhor, mas esteja sempre à disposição para ajustes ou esclarecimentos.
7. Ofereça Feedback e Reconheça Esforços
Ao final da tarefa, dê feedback detalhado. Apontar o que foi bem executado e o que pode ser melhorado faz parte do processo de aprendizado. Além disso, reconheça o esforço do colaborador, pois isso motiva e fortalece a confiança para as próximas delegações.
Exemplo prático:
Se o colaborador entregou uma atualização de sistema bem-feita e dentro do prazo, elogie a qualidade do trabalho e sugira pequenas melhorias que podem ser implementadas em tarefas futuras.
8. Invista em Treinamento e Capacitação
Delegar corretamente depende da qualificação da equipe. Invista em treinamentos que capacitem seus colaboradores a executarem tarefas mais complexas com autonomia. Quanto mais preparados estiverem, mais fácil será o processo de delegação.
Dica aplicável:
Promova capacitações periódicas sobre temas específicos, como novas regulamentações, gestão de documentos eletrônicos ou sistemas de segurança de dados. Isso eleva o nível de competência da equipe, permitindo delegar tarefas com mais confiança.
Conclusão
Quando feita da maneira correta, a delegação de tarefas é uma ferramenta poderosa para melhorar os resultados do cartório e a satisfação da equipe. Identificar as tarefas certas, escolher as pessoas adequadas, definir metas claras e acompanhar o progresso são passos fundamentais para delegar com eficácia.
Ao seguir essas dicas práticas, você não só otimiza o funcionamento do seu cartório, como também desenvolve uma equipe mais qualificada e motivada, pronta para lidar com as exigências do dia a dia.
Escrito por: Isabella Flores