O depósito prévio é uma prática comum em cartórios, que consiste em exigir que os clientes depositem uma quantia em dinheiro antes de realizar determinados serviços. Essa quantia é utilizada para cobrir os custos do serviço e garantir que o cartório não terá prejuízos caso o cliente não pague pelo serviço prestado.
No entanto, o depósito prévio pode ter um impacto significativo na gestão financeira de um cartório. Se não for bem gerenciado, separada das demais contas do cartório, pode levar a problemas como falta de fluxo de caixa, dificuldades para pagar fornecedores e funcionários, uma vez que esse dinheiro ainda não é do cartório, até que o serviço seja realizado.
O Provimento nº 58/2018 do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) regulamenta o depósito prévio em cartórios. Segundo o provimento, o depósito prévio só pode ser exigido em casos específicos, como em serviços que envolvam a expedição de certidões, autenticações, reconhecimento de firmas, entre outros.
Além disso, o provimento estabelece que o valor do depósito prévio não pode ser superior ao valor do serviço prestado. Ou seja, o cartório não pode exigir um valor maior do que o necessário para cobrir os custos do serviço.
O objetivo do provimento é garantir que o depósito prévio seja uma prática justa e transparente, que não prejudique os clientes nem os cartórios. No entanto, é importante que os cartórios adotem algumas práticas de gestão financeira eficazes para evitar problemas decorrentes do depósito prévio.
Aqui estão algumas dicas para ajudar os cartórios a gerenciar melhor o depósito prévio:
1. Separe os fundos
Certifique-se de separar os fundos de depósito prévio de outras receitas do cartório, mantendo-os em uma conta específica.
2. Mantenha um controle rigoroso do fluxo de caixa
É fundamental que o cartório mantenha um controle rigoroso do fluxo de caixa, registrando todas as entradas e saídas de dinheiro. Isso permitirá que o cartório tenha uma visão clara da sua situação financeira e possa tomar decisões mais informadas.
3. Mantenha a transparência
Forneça relatórios regulares sobre os depósitos prévios recebidos e restituídos, garantindo a transparência e a prestação de contas.
4.Treine a equipe
Certifique-se de que sua equipe esteja devidamente treinada para lidar com o gerenciamento de depósitos prévios, entendendo as regras e regulamentações aplicáveis.
5. Invista em tecnologia
A tecnologia pode ser uma grande aliada na gestão financeira de um cartório. O ACSIV, possui módulos de gestão financeira podendo ajudar a automatizar processos, reduzir erros e aumentar a eficiência do cartório.
6. Ofereça opções de pagamento
Oferecer opções de pagamento aos clientes pode ajudar a reduzir a necessidade de depósito prévio. Isso pode incluir o pagamento parcelado, o pagamento com cartão de crédito ou débito, entre outras opções.
Conclusão
Em resumo, o depósito prévio pode ter um impacto significativo na gestão financeira de um cartório. No entanto, adotando práticas de gestão financeira eficazes e seguindo as regulamentações do Provimento nº 58/2018 do CNJ, é possível minimizar esse impacto e garantir a saúde financeira do negócio. Lembrando que essas dicas são apenas orientações gerais, e é importante consultar as leis e regulamentos locais para garantir o cumprimento adequado das normas relacionadas aos depósitos prévios em cartórios.
Escrito por: Isabella Flores França Moreira