Sugestões para melhorar a reputação do seu cartório com o público externo
A reputação de um cartório pode fazer total diferença no volume e frequência de clientes atendidos, principalmente nos serviços notariais. Por isso, é de grande importância coletar opiniões, reclamações e sugestões, além de fazer análises e acompanhamentos técnicos para avaliar a qualidade dos atendimentos e atos.
Dessa maneira, abaixo vamos mostrar como melhorar e manter uma boa imagem para o seu cartório, com dicas e informações úteis. Continue lendo!
A importância de uma boa reputação para os cartórios
Há diversos fatores que precisam ser considerados frequentemente para um cartório manter sua excelência. Um deles é subestimado e pode causar grandes impactos, tanto de forma positiva quanto negativa: a reputação do cartório entre os clientes.
Assim, um cartório visto como burocrático, lento e complexo será evitado ao máximo, principalmente se o ato puder ser feito em outro local. Todavia, o mesmo é válido para um cartório ágil, eficiente e acessível de forma geral. Ele se tornará referência na região e pode até mesmo atrair clientes mais distantes, que busquem um serviço de alta qualidade.
Além disso, uma das melhores formas de marketing passivo é a indicação por parte de quem realmente conhece o potencial do seu cartório. Assim, advogados, corretores e outros profissionais que possuem demanda constante pelos serviços oferecidos vão, indiretamente, auxiliar a manter um fluxo constante e crescente.
E tudo isso com base em quê? Na reputação do cartório.
Como melhorar a imagem do cartório?
Se você é um oficial iniciante assumindo um cartório ou deseja reformular a imagem que seu cartório tem na região, há algumas boas práticas que podem fazer muita diferença a curto, médio e longo prazo.
Escute
O primeiro passo é “escutar” as opiniões sobre o seu cartório, ou seja, coletar informações que sirvam como guia para estratégias de aprimoramento. Isso pode ser feito por meio de pesquisas de opinião, caixinhas de sugestão, canal exclusivo para ouvidoria (e-mail, WhatsApp, redes sociais, telefone, etc.). É importante que todas as informações – principalmente as reclamações – sejam categorizadas, analisadas e tenham um acompanhamento, de forma que gerem um resultado concreto.
Seja imparcial
Uma coisa que pode prejudicar a relação entre um cartório e seus clientes é o favoritismo com uma parcela em especial. Tal conduta pode ser negativa principalmente entre profissionais que recorrem frequentemente aos serviços oferecidos. Por exemplo, se um cliente descobre que outro cliente tem seus procedimentos concluídos com um prazo muito menor, um mal-estar difícil de ser sanado provavelmente vai surgir.
Todavia, é preciso não confundir imparcialidade com abordagens específicas para determinadas situações. Um canal de atendimento focado em advogados e/ou corretores é uma estratégia válida, mas deve ser colocada em prática sem prejuízo aos outros clientes.
Use da tecnologia a seu favor
Os cartórios estão cada vez mais digitalizados e a tecnologia possui soluções para praticamente tudo que envolve o público externo. Desse modo, do atendimento por senha até o site do cartório, use todo o potencial que tais ferramentas possuem. Além de serem práticos, tais recursos são econômicos e poupam a mão de obra, que pode ser direcionada para tarefas mais importantes.
Desburocratize
Por fim, sabemos que os cartórios são parte de complexo sistema legal e que seus atos devem seguir procedimentos específicos previstos em leis, provimentos e outros ordenamentos. Todavia, ainda há uma larga margem de adaptação para algumas etapas que cabem ao cartório decidir como serão feitas. Dessa maneira, onde for possível tornar tudo mais prático, simples e rápido, faça-o prontamente.
Conclusão
O texto acima tem como principal objetivo provocar uma reflexão sobre um tópico que não é bem debatido no meio cartorário. Dessa forma, um cartório que almeja a excelência deve observar tudo isso e muito mais. Aliás, já mostramos outros hábitos úteis para cartórios eficazes e como manter uma relação amigável entre o cartório e advogados.
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