Assumindo uma nova serventia: dicas para o oficial de cartório iniciante

Tecnologia, liderança e estratégia: dicas para quem é um oficial de cartório iniciante e vai assumir uma nova serventia.

Imagem mostra um escritório grande e bem iluminado, com estações e trabalho e cadeiras ergonômicas. Essa imagem representa um cartório.

Assumir um cartório com certeza não é uma tarefa simples, mas pode ser bem mais tranquilo seguindo alguns preceitos fundamentais. Dessa forma, neste artigo reunimos as principais dicas sobre como começar seu trabalho como cartorário, indo desde a teoria até aspectos práticos que vão auxiliar muito que é oficial de cartório iniciante.

Além disso, também vamos mostrar como a tecnologia pode ser uma poderosa aliada nessa etapa. Continue lendo para saber mais!

Planejamento estratégico

Imagem de uma folha pontilhada com um gráfico feito à caneta, em volta uma régua , livros e canetas. Tudo isso sobre uma mesa de madeira escura.  A imagem representa as ferramentas de um oficial de cartório iniciante.

O termo “Planejamento estratégico” está em alta nos últimos anos, mas você sabe como realmente colocá-lo em prática? Mais do que pensar no futuro, o planejamento estratégico permite que você crie diferentes métodos de abordagens, analise resultados e faça correções necessárias.

Assim, tendo em vista que um cartório é composto por diversos segmentos que devem funcionar de forma harmonizada e eficiente, uma gestão baseada em estratégias sólidas consegue alcançar bons resultados mais rapidamente. 

Por outro lado, se bem feito, o planejamento permite que mesmo decisões que se mostrem infrutíferas possam ser corrigidas sem causar grandes prejuízos.

Sobre isso, o famoso estrategista chinês Sun Tzu disse:O líder planeja no início, antes de começar a agir”, e “o líder avalia os problemas e os previne.”

Aliás, um dos pontos avaliados no Prêmio Qualidade Total Anoreg é exatamente a estratégia, mostrando como esse tópico é de suma importância tanto para novos cartorários quanto para os já experientes.

Recomendamos o livro “Lições de Estratégia” da série “10 leituras essenciais – Harvard Business Review”. A obra traz os melhores artigos sobre o assunto, escritos por autores aprovados pelo departamento de negócios da universidade Harvard.

Além do oficial: Uma boa equipe é vital para um cartório de sucesso

Imagem mostra uma sala branca com pessoas e computadores e ao centro uma mulher de camiseta branca mostrando coisas em post-its colados na parede. A imagem representa a liderança de um oficial de cartório iniciante.

O oficial de cartório iniciante tem como principal atribuição as funções designadas à sua comarca. Todavia, quase no mesmo nível de importância está seu papel como gerente e líder de equipe.

Isso se deve ao fato de que a alta demanda e a complexidade dos procedimentos realizados exigem um corpo de colaboradores comprometidos e habilidosos. E para cumprir tal exigência, é preciso que um gestor a altura esteja no comando.

Assim, o manual de boas práticas do PQTA traz diversas dicas sobre o assunto, mas gostaríamos de enfatizar três:

  • Seja acessível e presente: Sua equipe deve se sentir confortável para relatar problemas ou necessidades, sendo preciso manter um canal de comunicação constante entre oficial e colaboradores. Também é necessário se fazer presente tanto de forma literal quanto metafórica, acompanhando e conhecendo cada setor.
  • Atualizações constantes: O direito é dinâmico e mutável, algo que é ainda mais presente na realidade dos cartórios. Por isso, utilize vários métodos para manter sua equipe atualizada, como reuniões semanais sobre novos provimentos, cursos, materiais e tudo que estiver ao seu alcance.
  • Avaliação de desempenho: Muitas vezes, um membro do cartório pode ser responsável por afunilar o desempenho de um setor ou até mesmo de forma geral. Dessa forma, é importante aplicar métodos de avaliação de desempenho, como provas de conhecimento ou análise de dados. Entretanto, é importante aplicar tais procedimentos sem exposições desnecessárias ou desconfortos.

A tecnologia deve ser uma das colunas do seu cartório

Imagem com o fundo amarelo em que mostra uma mão humana com dedo esticando em direção a uma mão robótica também com o dedo esticado.  A imagem representa a união coma  tecnologia de um oficial de cartório iniciante.

Com o auxílio de novas tecnologias, os cartórios brasileiros estão entre os mais eficientes, econômicos e ágeis do mundo.

Assim, algo que não pode faltar na sua serventia é uma integração profunda não somente com os softwares de uso obrigatório, mas também com programas que auxiliem no atendimento e nos procedimentos internos. Seja para organizar senhas para o público, gerenciar certidões ou realizar a comunicação com órgãos oficiais, o sistema certo conseguirá entregar eficiência, rapidez e integração. Que atendem de cartórios com oficial de cartório iniciante até aqueles com muitos anos de experiência.

Caso queira saber mais sobre isso, entre em contato com nossa equipe. Com clientes satisfeitos por todo o Brasil, a Acsiv vai acompanhar seu cartório com prazer nessa jornada! Oferecemos soluções completas e modulares para sua serventia, seja ela Registro Civil ou Notas, com recursos excelentes para a gestão total dos seus processos de trabalho.

Continue ligado no nosso blog para conferir outras dicas de gestão, atendimento e liderança em Cartórios.