O Covid-19 afetou profundamente a rotina pessoal e profissional dos brasileiros. As empresas precisaram se adaptar rapidamente à realidade remota e, claro, os cartórios não ficaram de fora.
Quem já imaginava que o futuro dos cartórios é digital, não se surpreendeu com o panorama que estamos observando nesse período pós-pandêmico.
Confira neste texto algumas adaptações que foram necessárias para lidar com esse período e porque a digitalização dos serviços cartoriais veio para ficar.
A maior aliada dos cartórios é a tecnologia
A onda online começou a partir do Provimento nº 100 de 2020 do CNJ que regulamenta a prática de atos notariais eletrônicos utilizando o sistema e-Notariado.
Assim, exceto testamentos, documentos de qualquer natureza poderiam ser assinados de forma online e que serviriam como pontapé inicial para a evolução da área.
Mudanças operacionais adotadas por cartórios
Alguns cartórios utilizaram a criatividade para superar os desafios sanitários, afinal de contas, inúmeras pessoas dependem desses serviços para suas vidas pessoais ou profissionais e evitar aglomerações é primordial.
Alguns estabelecimentos adotaram soluções como:
- O formato drive thru para evitar contato direto com diversas pessoas;
- Agendamentos online para não haver aglomerações;
- Adaptações nos guichês de atendimento;
- Atendimentos por videoconferência.
Através da digitalização dos serviços, foi possível realizar uma série de serviços online como casamentos, escrituras de compra e venda, registro de propriedades, protesto de dívidas e muito mais.
Em resumo, cerca de 93% dos atos cartoriais já podem ser feitos online, mas o que isso significa para os cartórios?
As vantagens dos serviços online
Mudança muitas vezes causa resistência, contudo, abraçar a digitalização dos serviços cartoriais traz várias vantagens.
- Automatização de processos
Serviços que antes precisavam de um colaborador como o envio de e-mails e SMS agora podem ser feitos de forma completamente automática.
Isso economiza o tempo da equipe que pode dedicar-se a lidar com tarefas que realmente precisam da atenção humana.
- Aumento da produtividade
Por automatizar processos, tem-se uma maior produtividade geral do cartório. Assim, é possível focar em atrair mais clientes e melhorar a sua experiência.
- Elimina custos
Ao eliminar alguns custos necessários para os procedimentos cartoriais como cópias autenticadas, reconhecimento de firma e até mesmo a utilização de papel, a tendência é que aumente o lucro dos cartórios.
Os pilares para um cartório online
A perspectiva de ter um cartório online pode parecer bastante atraente, mas é preciso investir em alguns aspectos que antes não eram primordiais. Veja abaixo:
Segurança
A segurança dos dados dos clientes é extremamente importante, especialmente em um cartório onde todas as informações são sensíveis.
Não somente, é possível utilizar esses dados para aprimorar a experiência do cliente e ainda para o marketing, desde que respeitando a LGPD.
Contudo, o cartório também se torna responsável por salvaguardar essas informações.
Infraestrutura
Investir em softwares de gestão de serviços cartoriais e também em automações é primordial para que o seu cartório online seja ágil e seguro para seus clientes e colaboradores.
Inovação
Por fim, a internet é um lugar enorme, então é muito importante ouvir as demandas dos clientes e buscar estar sempre inovando. De outra forma, tenha certeza de que seus clientes procurarão por aqueles que melhor satisfazem suas necessidades.