Na rotina de um cartório, nem sempre a melhor resposta de um sistema é permitir que uma operação seja concluída. Em determinadas situações, impedir uma ação pode ser justamente o que evita um problema maior.
Imagine um escrevente que, durante um atendimento, tenta concluir um procedimento sem preencher uma informação obrigatória. O sistema poderia simplesmente aceitar os dados e permitir que ele continuasse. O atendimento pareceria mais rápido naquele momento, mas a ausência daquela informação poderia ser percebida apenas depois, quando o ato já estivesse finalizado.
É nesse ponto que uma característica importante de um bom sistema se revela: a capacidade de identificar inconsistências antes que elas se transformem em erros.
Nem toda facilidade representa eficiência
Quando pensamos em um sistema eficiente, geralmente imaginamos uma ferramenta rápida, intuitiva e que exige o menor número possível de etapas. Essas características são importantes, mas não são suficientes.
No ambiente cartorário, uma informação incorreta, um campo obrigatório ignorado ou uma operação realizada fora da sequência adequada pode gerar retrabalho e exigir procedimentos adicionais de correção.
Por isso, um sistema que permite qualquer ação sem realizar verificações não é necessariamente mais eficiente. Em alguns casos, ele apenas transfere para o usuário a responsabilidade de identificar problemas que poderiam ter sido evitados.
O valor de um alerta na hora certa
Uma mensagem de alerta pode parecer um obstáculo quando estamos tentando concluir uma tarefa. Entretanto, quando bem planejada, ela representa uma oportunidade de corrigir uma inconsistência antes de avançar.
Pense em situações comuns da rotina de uma serventia: a tentativa de utilizar uma numeração já empregada, a ausência de informações indispensáveis ao procedimento ou o preenchimento de dados incompatíveis entre si.
Um sistema bem desenvolvido deve reconhecer essas situações por meio de regras e validações, informar o que precisa ser corrigido e orientar o usuário de maneira clara. Afinal, não basta apresentar uma mensagem dizendo que existe um erro. É necessário explicar o motivo e, sempre que possível, indicar como resolver a situação.
A tecnologia deve impedir o erro, não o trabalho
Existe uma diferença importante entre proteger uma operação e dificultar desnecessariamente a rotina.
Alertas excessivos, bloqueios sem justificativa e mensagens que não explicam o problema podem tornar o trabalho mais lento e frustrante. Quando tudo é tratado como erro, até os avisos realmente importantes correm o risco de perder a atenção do usuário.
Um bom sistema precisa distinguir situações que exigem um bloqueio daquelas em que uma simples orientação é suficiente. Também deve reconhecer que nem toda decisão pode ser automatizada, especialmente quando envolve interpretação jurídica ou análise das particularidades de um ato.
A tecnologia deve apoiar o conhecimento do profissional, não tentar substituí-lo.
A verdadeira eficiência está no que não precisa ser refeito
Muitas vezes, os benefícios de um sistema são percebidos pelas funcionalidades que ele oferece ou pela velocidade com que permite executar uma atividade. Mas existe um valor menos visível: os problemas que deixam de acontecer.
Na rotina cartorária, evitar uma inconsistência antes da conclusão de um procedimento pode representar menos retrabalho, mais tranquilidade para os profissionais e maior confiabilidade nas operações.
Um bom sistema não é aquele que simplesmente diz sim para tudo. É aquele que sabe quando permitir, quando orientar e, principalmente, quando dizer não para evitar que um erro aconteça.
Escrito por: Isabella Flores