Com a chegada do final do ano, é natural que empresas e pessoas estabeleçam metas e estimativas financeiras. No universo cartorário, essa realidade não é diferente. É fundamental montar um planejamento financeiro detalhado antes de 2026 começar visualizando e estruturando os resultados que a unidade deseja conquistar. A seguir, confira dicas essenciais de planejamento e como elaborar uma planilha de custos eficaz para o seu cartório.
1. Mapeamento Completo de Receitas e Despesas
O primeiro passo é listar minuciosamente todas as receitas e despesas do cartório. Se você já utiliza um sistema ACSIV, o Plano de Contas é a ferramenta ideal para essa consulta (essa função está no menu Cartório > Plano de Contas). Com esse mapeamento é possível:
- Identificar Fontes de Receita: Ter clareza sobre todas as entradas (atos notariais e de registro, taxas, convênios, serviços digitais etc.).
- Detalhar Despesas: Conhecer todos os custos (fixos do imóvel, equipamentos, pessoal, certificação digital, manutenção de sistemas, taxas judiciais/extrajudiciais).
- Projetar Fluxo de Caixa: Entender a sazonalidade e projetar o fluxo para o próximo ano, identificando meses de pico e de menor movimento.
- Definir Metas: Estabelecer objetivos realistas de crescimento, eficiência e rentabilidade, além de preparar o caixa para imprevistos (mudanças normativas, digitalização).
- Otimizar Custos: Identificar e adequar despesas desnecessárias, otimizando processos para fortalecer a sustentabilidade da unidade.
2. A Estratégia 50-30-20 Adaptada ao Cartório
Com a base de dados de receitas e despesas em mãos, a próxima etapa é a de replanejamento e melhoria. Uma estratégia muito funcional é a Regra 50-30-20, que pode ser adaptada ao ambiente cartorial para equilibrar o orçamento e garantir a operação contínua:
- 50% – Custos Essenciais: Destinado a despesas fixas indispensáveis para a operação (salários, energia, aluguel, sistemas de certificação, taxas obrigatórias).
- 30% – Despesas Variáveis e Melhorias: Reservado para investimentos em modernização e aprimoramento (treinamentos, manutenção preventiva, campanhas de atendimento digital, modernização de software).
- 20% – Reserva Técnica e Investimentos: Alocado para o fundo de contingência, aquisição de novos equipamentos, adequações exigidas pelo CNJ e investimentos futuros.
Esse método proporciona maior segurança financeira, garantindo que a unidade cartorial esteja preparada para operar e evoluir.
3. Montagem e Acompanhamento e Erros comuns
Um terceiro passo, é a organização de todos esses dados em uma ferramenta. Um exemplo seria criar uma planilha de custos simples (em Excel ou Google Sheets) com colunas claras para Receitas, Despesas, Saldos e Observações. Em seguida crie um plano de acompanhamento com atualizações mensais periódicas para que a planilha não se torne um “arquivo morto” e compartilhe com a sua equipe tais informações para estimular o envolvimento coletivo e a troca de ideias e perspectivas futuras.
Além disso, é muito importante observar alguns equívocos comuns nessa elaboração:
- Ignorar Custos Ocultos: além de aluguel e salários, preveja os custos indiretos que se acumulam (manutenção de sistemas, energia extra, digitalização, certificações).
- Fixar Metas Irrealistas: projeções sem base em dados históricos ou cenários alternativos levam à frustração. Use dados concretos e seja prudente.
- Misturar Finanças (Cartório x Pessoal): essa prática impede a avaliação incorreta do resultado real da unidade cartorial.
- Não Simular Cenários de Risco: considerar variações no volume de atos, nos custos ou em regulamentos para evitar surpresas no futuro.
Em resumo, o planejamento financeiro é um elemento estratégico de eficiência e crescimento. Ao mapear receitas e despesas, implementar a regra 50-30-20, e acompanhar a planilha com disciplina, o cartório estará mais preparado para os desafios econômicos, regulatórios e tecnológicos. Com metas claras e específicas e a equipe alinhada, será possível tomar decisões com mais segurança, ajustar o percurso ao longo do ano e alcançar resultados concretos.
Escrito por: Lourença Maria