Gerir um cartório vai muito além de cumprir prazos ou realizar atos. A gestão eficiente impacta diretamente a organização da equipe, a qualidade no atendimento, o cumprimento das normas e o bom funcionamento da serventia como um todo. Ainda assim, muitos titulares e substitutos cometem erros que dificultam a rotina, geram retrabalho e criam gargalos desnecessários.
A seguir, listamos os 7 erros mais comuns na gestão cartorária – e, o mais importante: como evitá-los.
1. Não delegar tarefas
O erro: Centralizar tudo. Muitos titulares ainda têm a crença de que só eles podem fazer certas tarefas. Resultado: sobrecarga, atrasos e equipe desmotivada.
Como evitar:
Confie na sua equipe. Treine, documente processos e delegue com clareza. Delegar não é perder o controle, é ganhar tempo para decisões mais estratégicas.
2. Ignorar indicadores de desempenho
O erro: Tocar o cartório no “feeling”, sem acompanhar números. Como saber se algo está indo bem ou mal sem métricas?
Como evitar:
Acompanhe indicadores simples, como:
- Tempo médio de atendimento
- Número de atos realizados por mês
- Índice de retrabalho ou erros
- Satisfação dos clientes
Esses dados ajudam a ajustar rotas e melhorar continuamente.
3. Falta de feedback à equipe
O erro: Só chamar o colaborador quando algo dá errado. Isso cria medo, insegurança e clima ruim.
Como evitar:
Implemente uma cultura de feedback constante – elogios, correções e orientações. Feedback bem dado é ferramenta de crescimento, não de punição.
4. Não investir em tecnologia
O erro: Achar que a tecnologia é só “mais uma despesa”. Com isso, o cartório perde produtividade e competitividade.
Como evitar:
Escolha sistemas de gestão eficientes, invista em automação e mantenha sua estrutura digital atualizada. A tecnologia é aliada para ganhar agilidade e reduzir erros.
5. Falta de planejamento financeiro
O erro: Misturar contas pessoais e do cartório, não controlar despesas e não fazer reservas.
Como evitar:
Tenha uma gestão financeira clara. Use um sistema ou planilhas para acompanhar entradas, saídas, obrigações fiscais e mantenha uma reserva para imprevistos.
6. Não ouvir o cliente
O erro: Acreditar que o cliente sempre “vai precisar do cartório, goste ou não”.
Como evitar:
Faça pesquisas de satisfação, ouça sugestões e críticas. Pequenas melhorias no atendimento podem gerar grandes resultados.
7. Não se atualizar sobre normas e boas práticas
O erro: Deixar a legislação de lado e só “ver quando der problema”.
Como evitar:
Participe de eventos, leia informativos da Corregedoria, acompanhe publicações de associações de classe. A atualização constante evita sanções e melhora a gestão.
Confira boas práticas de gestão recomendadas pelo CNJ – Conselho Nacional de Justiça.
Conclusão: Gestão é tão essencial quanto o selo
Um cartório bem gerido é mais eficiente, lucrativo, respeitado e valorizado. Evitar esses 7 erros é o primeiro passo para transformar a rotina, melhorar o ambiente de trabalho e entregar um atendimento de excelência.
Se você já caiu em algum desses pontos, não se preocupe: sempre é tempo de ajustar e melhorar. A boa gestão começa com um simples passo – o da consciência.
Escrito por: Isabella Flores